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Todos los proyectos deben dedicar al inicio un
tiempo para su definición. Para los proyectos pequeños, se necesita una
mínima cantidad de información y por lo tanto el proceso de planeación es
corto. Al crecer las necesidades, es probable que los proyectos lleguen
a ser más grandes y complejos, por lo tanto, la necesidad de entender completamente
lo que se está solicitando, es muy importante ya que establecer los criterios
sobre los que debe ser entregado el producto o servicio, son más difíciles de
definir y acordar. Por lo tanto, se requiere de más tiempo para planear
el trabajo y sus tareas. Para
proyectos pequeños, la organización es bastante simple, quizá apenas el
Gerente del Proyecto y el Cliente y Patrocinador. Sin embargo para
proyectos más grandes, se puede tener una estructura organizacional bastante
formal. Usted no desea llegar a tener una organización
excesivamente compleja, pero mientras más personas estén
involucradas e implicadas en el proyecto, más importante será que cada
uno de ellos esté claro en cuál es su rol y sus responsabilidades. La
última cosa que usted desea es que los miembros del equipo de proyecto le
indiquen a usted cual debería ser la dirección como si fuesen el patrocinador
o dueño del proyecto. Otro problema básico es cuando la gente piensa que ella
está en el equipo de trabajo del proyecto, cuando realmente son personas
comprometidas con el proyecto pero con cierta responsabilidad funcional que
está fuera del alcance acordado.
Se debe tener un acuerdo con el
patrocinador respecto al trabajo que será completado, el costo y la duración
(tiempo) que serán necesarios para concluir el trabajo. Estos tres elementos
conforman el concepto conocido como “Triple Restricción”. El
aspecto clave de la triple restricción es que si uno de los tres elementos
cambia, por lo menos uno, necesita ser ajustado también. La Triple Restricción
actualmente es descrita de dos maneras similares. El elemento de costo es
llamado también esfuerzo, lo que hace más sentido si los costos de mano de
obra son todos internos y si no hay otros costos asociados. Algunas veces, el
elemento de alcance es llamado también calidad, y entonces se enfoca en
entregar a un cierto nivel de calidad para un nivel de costo y duración. Este
es un aspecto menos amplio de la triple restricción aunque el concepto
general se mantiene.
Este concepto es fácil de visualizar
si se piensa en la triple restricción como un triángulo, con cada uno de sus
lados representando el costo, la duración y el alcance del trabajo.
Si el alcance del trabajo se incrementa, el costo y/o
la fecha límite debe incrementarse también. Esto hace sentido. Si se tiene
más trabajo que realizar, incrementará su costo (esfuerzo) y quizás se
incrementará la duración. (Típicamente si reduce el alcance del trabajo, el
esfuerzo y/o fecha de término será menor también).
Si se solicita que se acelere el proyecto y que se
finalice antes de lo que fue planeado, entonces será lógico reducir trabajo
(Alcance). Sin embargo, si se solicita mantener el alcance con una menor
duración, la tercera variable de la triple restricción se debe incrementar
para mantener el balance. Esto también debe tener sentido. Se necesitará
incrementar el costo (esfuerzo) quizás trabajando tiempo extra o
incrementando los recursos para poder completar la misma cantidad de trabajo
en un menor tiempo.
Finalmente, lo más importante que hay
que tener en cuenta es el Plan de Proyecto, el cual puede ser usado
para agrupar todos estos documentos. El Plan de Proyecto incluye
específicamente:
·
Definición de Proyecto (También llamada
Carta del Proyecto y/o Enunciado de Alcance).
·
Enunciado de Alcance, estimación de costos,
esfuerzo y duración.
·
Roles y responsabilidades, etc.
·
Plan de trabajo (Cronograma), Estructura de
División del Trabajo, Hitos.
·
Procedimientos de Administración del
Proyecto.
·
Plan de Gestión del Alcance, Cronograma y
Plan de Gestión de Costos.
·
Plan de Gestión de Calidad y Plan de
Gestión de Recursos Humanos.
·
Plan de Comunicación y Plan de Gestión de
Riesgos.
·
Aprobaciones del proyecto
·
Otros documentos de soporte a la gestión
del proyecto.
El Plan de Proyecto puede ser un documento en sí mismo,
o puede ser un cuaderno o fólder. Por ejemplo se puede preparar una carpeta
de tres argollas para incluir allí todos estos documentos y la carpeta puede
ser llamada Plan del Proyecto. Puede también crearse una carpeta electrónica
en algún servidor que se llame Plan de Proyecto y colocar todas las copias
electrónicas de todos los entregables dentro de ésta.
En
nuestro siguiente boletín hablaremos de "el rol de un Líder de
Proyectos" y la integración del Plan de Trabajo
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