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A Sofía, por lo que significa su nombre.
Resumen ejecutivo: La consideración de lo que significa
lograr el terminar a tiempo o hacer las cosas impecablemente es un dilema en la Dirección de
Proyectos. Cada persona debe de reflexionar en su contexto cuál es la
situación del proyecto en el que participa y el cómo alcanzar un equilibrio
entre el ser oportuno o ser perfeccionista, tanto en beneficio del equipo
como de los objetivos establecidos.
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Todos alguna
vez hemos conocido a alguna persona obsesiva en que lo que hace no tenga
ningún error, lo cual le impide pasar a la siguiente tarea y por consiguiente
se empieza a desviar el tiempo estimado de acuerdo al plan de trabajo. Entre
colegas alguna vez un compañero ocurrente denominó esta actitud como el
“drama del último enter”.
Isaac Asimov en su autobiografía I. Asimov:
a memoir relata cómo, al trabajar en
colaboración para la elaboración de un libro de texto para estudiantes de
bioquímica, en la revisión editorial para su aprobación de imprenta se
presentaban muchas discusiones al converger 3 estilos diferentes de
redacción. Pasaba mucho tiempo en que se pusieran de acuerdo en la mejor
forma de dejar el texto en su forma final. Llegó el momento en que se dieron
cuenta de que era innecesario y poco productivo detenerse tanto en detalles
que eran más bien de forma no de fondo; y llegaron al acuerdo de no perder
tiempo en puntos que esencialmente no cambiaría el resultado. De tal forma
lograron terminar el libro y entregarlo a tiempo para su publicación
(finalmente el libro tuvo dos ediciones posteriores, siempre hay algo que
corregir).
En cuestiones
de calidad, aplicando métodos estadísticos buscamos tener certeza de la
cantidad de defectos de un proceso. No solamente es útil para una actividad
operativa en una organización como puede ser una línea de producción o el
índice de satisfacción del cliente por un servicio. También es aplicable en
un proyecto como por ejemplo un desarrollo de software donde es necesaria una
fase de pruebas y los registros de los hallazgos de fallas nos van
aproximando a lograr un producto entregable con una funcionalidad confiable.
Ahora, utilizando
una distribución normal que es una distribución de datos continuos que
producen una curva simétrica en forma de campana, se considera como
referencia para interpretación a Sigma. Sigma es una medida que nos indica
que tan lejos estamos de la media. Cuando tenemos 1 Sigma significa que
tenemos un 68.26% de precisión; continuando con la escala cuando tenemos 6
Sigma significa que tenemos un 99.99% de precisión. Es decir, hagamos lo que
hagamos de la mejor manera posible, tendremos un 0.01% de defectos o errores
aun contando con un desempeño
ideal.
El manejo de
prioridades para poder decidir el momento de dar por terminada una tarea a
tiempo sin buscar que quede “perfecta” y proceder a la siguiente
se parece mucho a la administración de riesgos del proyecto. Se le da
seguimiento a los riesgos pero no todos requieren respuesta. Se trata de una
combinación de la probabilidad de que ocurra y eventualmente el impacto para
el proyecto. Si la probabilidad de ocurrencia es alta y el impacto es alto es
un riesgo que sí hay que monitorear constantemente, por contraparte, si la
probabilidad es baja y el impacto es bajo, es ocioso invertir la misma
proporción de tiempo en darle seguimiento. Está identificado, está en el
plan, pero no requiere la misma atención, no tiene la misma prioridad.
El otro
extremo de la forma en la que se desarrollan las tareas es el excesivo
enfoque en “terminar a tiempo”. Ciertamente hay proyectos en los
que no se puede privilegiar la oportunidad con el aseguramiento de un cumplimiento
estricto de las especificaciones. El lanzamiento de un transbordador
espacial, la construcción de un puente o el desarrollo de un medicamento, son
buenos ejemplos para ilustrar las consecuencias posibles de no dejar pasar
detalles aunque su atención o solución implique una desviación para su
terminación.
Hay otro tipo
de proyectos en los que la oportunidad sí es un factor. En la industria de
tecnología un anuncio público es ineludible para su entrega. Ya es sabido y
vivido por todos que la disponibilidad de una nueva versión de un sistema
operativo implica parches básicos inmediatos y el inevitable service pack.
Pero es un área en donde la afectación de campo no es crítica y si es crítico
para la organización cumplir la oferta para el mercado.
Es entonces
una cuestión de reflexión personal y acuerdo de grupo el mantener un
equilibrio en las dos posturas extremas en función del proyecto en el que
estamos trabajando, de hecho inclusive va más allá. Es una reflexión con
relación a nuestra vida cotidiana.
Es como el ser
puntual o impuntual y las argumentaciones que se puedan hacer al respecto. A
fin de cuentas, el tiempo no tiene consideración hacia nosotros en su
inexorable exactitud.
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