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¿Sabes qué es la certificación PMP®?
La organización
profesional con mayor reconocimiento a nivel internacional es el Project Management Institute. Esta
organización no lucrativa fue constituida por 4 visionarios en la década de
los 60s.
Desde entonces el PMI® se ha preocupado por investigar,
concentrar y difundir las mejores prácticas de la disciplina de Dirección de
Proyectos.
Con el fin de avalar
a los profesionales en este importante conjunto de disciplinas
contemporáneas, en 1984 creó una certificación basada en el Cuerpo de
Conocimiento de la
Dirección de Proyectos (PMBOK®, por sus
siglas en inglés).
A partir de ese
momento miles de personas al rededor del mundo han aplicado para obtener el
grado de Project Manager Professional, convirtiéndola en una de las
certificaciones más reconocidas en el ámbito de negocios contemporáneo.
Si requieres más
información, puedes consultar la página del PMI en inglés o la de alguno de
sus capítulos en el mundo:
·
www.pmi.org
·
www.pmichapters-mexico.org
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Si se han
seguido los pasos 1 y 2 del proceso Tenstep, ahora
se cuenta con la
Definición y el plan de trabajo de proyecto. Sin embargo,
ahora se debe gestionar dicho plan y asegurar que éste representa el estado
actual del proyecto. Así que es igualmente importante asegurar que el plan de
trabajo siempre refleje el trabajo que aun falta por hacer.
Nunca
se podrá aspirar a ser un buen administrador de proyecto si no se mantiene
actualizado el plan de trabajo. Es necesario recordar que el plan de trabajo
sólo es un entregable. Describe el trabajo que debe ocurrir, el orden en que
debe realizarse, el esfuerzo requerido, los recursos que han sido asignados,
etc. Sin embargo, solo representa el mejor pronóstico de cómo realizar el
trabajo restante en cualquier punto dado en el proyecto.
Entre
más complejo es el proyecto, mayores serán los requerimientos de cambio en
ese “mejor-pronóstico” conforme pase el tiempo. Por esta razón,
la gestión del proyecto es una habilidad tan importante en administración de
proyectos. El administrador del proyecto debe evaluar el plan de trabajo de
manera continua (por ejemplo, semanalmente), y determinar el estado actual
del proyecto. Con base en esa evaluación y en el entendimiento del trabajo
que falta por hacer, se debe replantear el curso de acción que permita que el
trabajo sea concluido de acuerdo al presupuesto y a la fecha establecida.
La
mayoría de las veces, el plan de trabajo necesitará ser revisado
semanalmente. Durante esta revisión, el administrador del proyecto actualiza
el plan con el estado actual del trabajo que ha sido concluido o se encuentra
en progreso. El trabajo restante debe ser valorado para identificar si el
proyecto será concluido dentro del esfuerzo, costo y duración establecidos.
Si así es, el proyecto está en buena forma. En caso contrario, será necesario
que el líder de proyecto tome acciones correctivas.
De
todas las habilidades requeridas para administrar un proyecto, la gestión del
plan de trabajo es quizás la más fundamental. Dependiendo de la dinámica del
proyecto, el líder puede estar en una posición que requiera usar
constantemente su experiencia y creatividad para poder concluir el proyecto
de acuerdo a las expectativas. Una semana el proyecto puede ir de acuerdo con
el plan de trabajo y la siguiente puede que existan tareas retrasadas y
problemas que han surgido. De la misma manera, si una actividad en la ruta
crítica está una semana retrasada, el líder no puede sentarse a contemplar
como todo el proyecto se retrasa una semana. En lugar de ello, debe evaluar
los recursos y opciones disponibles para regresar el proyecto a lo planeado.
Si se es bueno en ello, la gestión del plan de trabajo puede ser uno de los
aspectos más retadores y con mayor recompensa dentro de la gestión del
proyecto. Si no se disfruta el trabajo detallado que es requerido, puede
encontrarse mayor dificultad para
sobresalir.
Relación entre
Definir y Planificar el Proyecto
Se debe notar
que Definición del Trabajo es el primer paso del proceso Tenstep
y que Planificar el Trabajo es el paso 2, sin embargo esta secuencia no
quiere decir que necesariamente son procesos secuenciales. Muy a menudo se
descubrirá que no puede concluirse el documento de Definición del Proyecto
sin tener un esquema general del plan de trabajo del proyecto. En muchos
casos, estos dos entregables necesitan trabajarse en paralelo. Mientras se
concentra información concerniente al alcance y entregables, se necesitará
trazar una línea de tiempo de modo que se pueda estimar el esfuerzo y
duración. Conforme se obtiene más información de
“definición”, se profundiza el nivel de detalle en el plan de
trabajo. Una vez que los entregables, el alcance, las suposiciones y el
enfoque están terminados, se tendrá suficiente información en el plan de
trabajo para elaborar el presupuesto, determinar el esfuerzo y la
duración – elementos que son usados para complementar la Definición del
Proyecto.
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