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Alcance es el término utilizado para
describir las fronteras del proyecto. El alcance se utiliza para definir lo
que el proyecto va a entregar y lo que no va a entregar. Para proyectos
grandes, puede incluir las organizaciones en las que habrá un efecto, las
transacciones que recibirán impacto, los tipos de información incluidos, etc.
Si se analizan las razones por las que
un proyecto falla, comúnmente es el resultado de dos problemas. Ya sea que el
equipo no dedicó el tiempo suficiente a definir el trabajo y/o la falta de
gestión del alcance. Aun si el gerente del proyecto hizo un buen trabajo al
definir el alcance, la parte difícil viene al tener que dirigir el proyecto
hacia dicho alcance.
El propósito de la gestión de cambios
de alcance es proteger la viabilidad de la Definición de
Proyecto y los requerimientos actuales aprobados del negocio. En otras
palabras, la
Definición del Proyecto define la totalidad del alcance del
proyecto y los requerimientos de negocio definen los entregables a detalle.
El equipo de proyecto está comprometido a la fecha final y al presupuesto con
base en esta definición de alto nivel y alcance detallado. Si los
entregables cambian durante el proyecto (y habitualmente esto se refiere a
que el cliente quiere elementos adicionales), entonces las estimaciones de
costo, esfuerzo y duración pueden no ser ya válidos. Si el patrocinador está
de acuerdo en incluir las actividades adicionales dentro del alcance del
proyecto, entonces el Gerente del Proyecto tiene derecho a esperar que el
presupuesto actual y la fecha final no sean modificados (normalmente a la
alza) de tal forma que reflejen este trabajo adicional. Estos nuevos
parámetros (costo, esfuerzo y duración), se convierten en el objetivo
aprobado.
Algunas veces, el Gerente del Proyecto
piensa que la Gestión
del Alcance significa decirle “no” al cliente. Esto hace que el
Gerente del Proyecto se sienta nervioso e incómodo.
Sin embargo lo bueno es que la gestión
de alcance es que se trata de hacer que el patrocinador tome las
decisiones que se traducirán en cambios en el alcance del proyecto.
Esto es muy importante. Pocos clientes
pueden notar y expresar cada uno de los requerimientos de manera anticipada.
Por lo tanto, existen cambios que usualmente necesitan incorporarse durante
el proyecto. Estos cambios pueden ser muy necesarios para la solución, y
pueden existir razones poderosas de negocio por las que deberían
incorporarse. El Gerente del Proyecto y el equipo de trabajo, deben reconocer
el momento en que los cambios son requeridos. Entonces deberán seguir un
proceso predefinido de gestión del alcance. Este proceso, eventualmente,
proporcionará información para que el patrocinador tome las decisiones
pertinentes y también le permite decidir si la modificación deberá aprobarse
con base en el valor e impacto del proyecto en términos de costo tiempo.
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Proyectos.
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