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La comunicación en un proyecto es un
factor crítico de éxito para manejar y cumplir las expectativas del
patrocinador y los participantes. Si a estas personas no se les mantiene bien
informadas del avance del
proyecto, hay un riesgo mayor de que se enfrenten problemas derivados de
diferentes niveles de expectativas y entendimiento. De hecho en muchos casos
cuando los conflictos llegan, no es por el problema en sí mismo, sino por que
el cliente o los usuarios o el patrocinador fueron sorprendidos.
En todos los proyectos se debe
comunicar la situación del proyecto en un momento del tiempo. Esto comprende
que el equipo de trabajo le reporte al líder del proyecto y que el líder del proyecto
le reporte al patrocinador y demás grupos de interés. Dos foros típicos para
comunicar el estado del proyecto son las juntas de revisión y los informes de
avance. Los proyectos grandes requieren mayor sofisticación en cuanto a como
comunicar, a través de que medios, con que frecuencia y que mensaje se tiene
que dirigir dependiendo de la audiencia. Este enfoque multifacético se define
en un Plan de Comunicación.
Los siguientes puntos son ejemplos de
los tipos de comunicación que se pueden usar como parte de un Plan de
Comunicación completo:
· Obligatorios: Los tipos de comunicación que se requieran por la compañía, industria
o por la ley.
· Informativas: Esta es información que la gente quiere saber, o que pueden
necesitar para sus trabajos. Esta información se pone disponible por escrito,
pero requiere que la gente tome la iniciativa, o que “jale” la
información.
· Mercadotecnia - Posicionamiento: Se diseñan para crear entusiasmo y apego al
proyecto y sus entregables. Este tipo de comunicación debe dirigirse
(empujarse) hacia los lectores.
La idea de los
ejemplos es mostrar que la comunicación en un proyecto puede tomar varias
formas y medios. En especial para los grandes proyectos, el equipo tiene que
ser creativo en determinar cómo, qué, a quienes, dónde y con qué frecuencia
la comunicación debe tener lugar. Si el proyecto es complejo, controversial,
requiere un cambio cultural o si está altamente polítizado,
los aspectos benéficos de la comunicación de mercadotecnia se vuelven más y
más críticos. En estos casos, puede ser necesario establecer un plan pro-activo para posicionar el proyecto.
Es necesario evitar
la creación de reportes individualizados para cada persona que requiere
información. La mayoría de la gente requiere solo un conjunto estándar de
información que puede comunicarse en un reporte de estatus del proyecto. Si
hay una necesidad de información específica, se debe tratar de identificar la
periodicidad en que será requerida y evaluar cual alternativa es la correcta:
modificar el reporte de estatus, generar un informe estándar periódico
alterno y, siempre en el último de los casos, producir un reporte ad-hoc.
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