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En Alicia en el País de las Maravillas, el gato dice
a Alicia “Inicia por el principio, y después avanza hasta que llegues
al final; entonces detente”. Aunque suene obvio estas palabras también
pueden describir a un proyecto. Solo se debe acordar lo que el inicio y el
fin significan para cada proyecto. Sin importar la naturaleza del trabajo,
los procesos de administración de proyectos ayudan a definir el inicio, la
ejecución y el fin de cada proyecto. Pero hay veces que se asume que el
proyecto tiene un principio y un final pero nadie se detiene a examinar cual
es cual, lo que produce que el proyecto tenga varias interpretaciones y al
final nada concuerde con la idea central.
Por ello, antes de que un
proyecto comience se debe definir su ciclo de vida (análisis, diseño,
construcción, etc.), y se deben de completar ciertos pasos del proceso de
planificación. Para proyectos pequeños, muchas de estas condiciones se
cumplen informal o implícitamente. Sin embargo, para proyecto de mayor
envergadura, es más importante que estos criterios se cumplan de manera más
formal y explicita, a saber:
·
Aprobación del Proyecto – Normalmente,
se asume una aprobación implícita del proyecto. Sin embargo, si el proyecto
no tuvo un caso-negocio preparado y no fue incluido en un proceso para
establecer prioridades, es altamente recomendable que se realice una
aprobación explicita para dar inicio a los procesos de planificación.
·
Definición del Proyecto –
Se documenta en un formato, plantilla o documento denominado Definición del
Proyecto, el cual debe contener como mínimo: objetivos, alcance,
suposiciones, productos, presupuesto, etc. Para proyectos pequeños o
medianos, este documento pudiese ser una Definición Abreviada del Proyecto o
un Requerimiento de Servicio.
·
Aprobación de Iniciar Proyecto
– Se logra mediante el documento Definición del Proyecto,
debidamente autorizado y firmado por las personas responsables. El dueño del
proyecto debe firmar el documento con el fin de asegurara el acuerdo entre
las partes.
·
Plan de Trabajo - Cronograma del
Proyecto – Se prepara un plan-programa-cronograma que
será usado para administrar el esfuerzo. Este plan debe incluir puntos de
chequeo para evaluar la ejecución a fin de asegurar que continuar es
apropiado para el negocio.
·
Procedimientos de Gerencia del
Proyecto – Los procedimientos deben estar funcionando
para el cómo deseamos administrar los asuntos de interés, las comunicaciones,
los riesgos, la calidad, el alcance, etc. Es muy valido para proyectos de gran
envergadura y menos necesario a medida que los proyectos requieran de menor
cantidad de recursos.
·
Equipo de Trabajo del Proyecto –
Es imperativo disponer del personal idóneo para logra realizar las
actividades. Algunas veces, se pospone el inicio de un proyecto por no
disponer del personal necesario, capacitado a tiempo, aunque por mi
experiencia muchas veces las organizaciones continúan con el proyecto aunque
no tengan los recursos adecuados disponibles. Esta Situación sé vera en los
resultados inadecuados del proyecto.
En esta
entrega, trataremos de mostrarte por que la insistencia de utilizar una
metodología en la
Dirección de Proyectos. Muchas veces la gente piensa que
estos pasos son innecesarios, entonces tienen la osadía de aventurarse a
elaborar un proyecto sin el mas mínimo interés de
aplicar una metodología. Pero que es lo que pasa a medida que el proyecto
avanza, empieza a haber gran incertidumbre por que el presupuesto no
alcanzará o por que el proyecto no estará listo en el tiempo acordado, entonces
el encargado del proyecto empieza a tronarse los dedos por no saber que
decirle al cliente. Si este panorama le parece conocido no es por que tenemos
una bola de cristal que predice el futuro, si no que este siempre es el
resultado de no ocupar una metodología adecuada para cada proyecto.
Mediante
el uso de una Metodología, todos los participantes de un proyecto entienden
mejor la naturaleza del trabajo, por ejemplo:
Para la Compañía
u Organización es conveniente por que utilizan procesos comunes para
dirigir proyectos, tiene una alta probabilidad de éxito en los proyectos que
se desarrollen, cuentan con roles y responsabilidades comunes entendidas por
todos, y mantienen una comunicación constante con toda la organización.
A los Directores
del Proyecto se les hace mas fácil definir y planificar de manera
apropiada los proyectos, llevan una administración proactiva
de su alcance, riesgos e incidencias que puedan surgir, así tienen un dominio
de las técnicas y muy buenas practicas de trabajo.
Por ultimo,
a los Miembros del Equipo les parece perfecto por que reducen el
tiempo de aclimatación a nuevos proyectos, y tienen un entendimiento común
con el Director del Proyecto en cuanto a la forma de llevarlo a cabo.
Esperamos
que después de todos estos beneficios, se considere a la Metodología
una buena forma de ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo en la Dirección de
Proyectos, y sobre todo que cada vez mas personas la pongan en práctica, si
logramos que eso pase les aseguramos que no se arrepentirán por que nunca más
tendrán los dedos chuecos de tanto que se los truenan por la preocupación.
En nuestro siguiente boletín,
hablaremos de la tercera y última parte de "el valor de la Dirección de
Proyectos", la definición del Trabajo y ¿que es un proyecto?
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