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Es
importante aclarar que en el Proceso Tenstep se usa
el término “plan de trabajo” para referirnos al conjunto de
actividades, recursos, dependencias necesarias para finalizar el proyecto.
Algunas otras metodologías usan el término “cronograma” o
“plan de proyecto”, que son términos equivalentes.
El
plan de trabajo del proyecto es creado con fundamento en el entregable del
Paso 1.0 Definición de Proyecto. Puede parecer obvio, pero el plan de trabajo
es una herramienta vital para asegurar que el equipo de proyecto sabe lo que
tiene que hacer. Mucha gente no se siente confortable al crear un plan de
trabajo. Esto se debe a que el proyecto no ha sido definido
correctamente. ¿De qué forma se puede integrar un plan de trabajo
decente si el Administrador de Proyecto no está seguro de qué es lo que el
proyecto tiene que entregar?
El
presupuesto representa la cantidad de dinero disponible para fondear el
proyecto. Dependiendo de cada organización y como ésta lleva la contabilidad,
el presupuesto puede incluir solo los costos externos del proyecto
(proveedores, software, hardware, materiales, etc.). Algunas organizaciones
incluyen también el costo interno de la mano de obra. Estas organizaciones
típicamente cuentan con una especie de proceso para cargar los costos al
cliente o al área del cliente.
Cabe
señalar que el proceso Tenstep no contempla el
trabajo financiero necesario para justificar la existencia del proyecto. Esta
parte del trabajo podría requerir un simple análisis costo beneficio o bien
un análisis más complicado y sofisticado de Retorno de Inversión (ROI), Tasa
Interna de Retorno (IRR), etc. Estos procesos para determinar la justificación
financiera del proyecto se cubren en PortfolioStep
– El proceso de gestión del portafolio. En el Proceso Tenstep se asume que el análisis financiero de alto nivel
y la justificación del proyecto han sido concluidas y que el proyecto ha sido
aprobado para iniciarse.
En el
paso anterior se definió el proyecto para asegurar que se está de acuerdo con
el patrocinador en cuanto al trabajo que debe realizarse. En este paso el
Gerente del Proyecto determina la forma en que el trabajo ha de ser completado.
De acuerdo al tamaño del proyecto, se deben evaluar distintos enfoques. El
plan de trabajo para proyectos pequeños puede ser integrado sin mucha
formalidad. Es posible usar alguna herramienta de gestión de proyectos (como
MS Project®), o bien una hoja de cálculo o hasta en un papel escrito a mano.
Hay
diversas técnicas para integrar un plan de trabajo. Quizás la mejor
alternativa es utilizar un plan de trabajo anterior de un proyecto previo,
similar al que se está iniciando. Sin embargo, debido a la naturaleza única
de cada proyecto, esto puede ser difícil.
Una
segunda buena opción es buscar una plantilla de un plan de trabajo pre-existente de un proyecto con características
similares. Por ejemplo, se puede estar instalando un producto. Aunque esta sea
la primera vez que este producto en particular se esté implementando en la
organización, se puede tener la posibilidad de encontrar una plantilla
genérica para proyectos de implementación de productos
Si no
se cuenta con una plantilla para ser usada como punto de partida, entonces
puede usarse la técnica de Estructura de División del Trabajo (EDT) o (WBS
por sus siglas en inglés). La
EDT es una técnica en la que se observa al proyecto desde
un nivel alto, y a partir de ahí, subsecuentemente, se va dividiendo el
trabajo en piezas mas y más pequeñas, hasta que se tenga una visión completa
de la totalidad del trabajo a ser realizado. El equipo completo puede
colaborar en este ejercicio de modo que sea más enriquecedor.
En la
mayoría de los casos, la EDT
puede ser usada como un punto de partida para la creación de un plan de
trabajo desde cero. Si el líder (u otros) no conocen suficiente para crear
una EDT para el proyecto (o por lo menos para los primeros tres meses del
proyecto), quizás no se esté en posición de iniciar el proyecto. En este
caso, es probable que se deba definir un proyecto para la porción de análisis
del proyecto. Cuándo ésta haya concluido, se tendrá información suficiente
para definir el resto del trabajo.
En
nuestro siguiente boletín hablaremos de la relación entre Definir y
Planificar el Proyecto, además como integrar el Plan de Trabajo y el Proceso
del Plan de Trabajo
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