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La
definición de “tamaño razonable” vuelve a ser un dolor de cabeza
para la gestión del proyecto. Al proyecto hay que administrarlo de acuerdo a
lo que demanda y hay diversas técnicas desarrolladas para hacerlo. A
continuación comentamos la técnica de descomposición de trabajo:
Existen
dos elementos básicos en la descomposición del trabajo: la tarea y el tiempo.
Aunque hay factores adicionales como el costo, los recursos o incluso la
probabilidad de cumplir las estimaciones , lo
esencial es la identificación de que es lo que se tiene que realizar
(alcance), en que tiempo (calendario) y a que costo debe hacerse. Cabe
señalar que estas variables están presentes en cualquier proyecto y se
conocen como las variables criticas.
Bajo dicha
premisa lo más importante es identificar las tareas que deben ser realizadas,
y tener cuidado de no perder de vista tareas que pueden quedar embedidas en el plan y eventualmente no realizarse.
El
siguiente aspecto es la unidad de medida del plan. Un plan debe poder ser
visualizado en términos de años, meses, semanas, días, e incluso horas. Luego
entonces, ¿debe un plan manejarse en una unidad única de tiempo?; la
respuesta por supuesto es NO. El plan de un proyecto es un elemento que se
actualiza constantemente durante la vida del proyecto. Es un instrumento de
trabajo que tiene varios usos; principalmente se usa como medio de
comunicación para presentar ejecutivamente el avance del proyecto, en este
caso la escala de tiempo es mayor de manera que permita tener una visión
general del punto en donde se encuentra el proyecto; también se usa para los
reportes de avance que pueden ser semanales o quincenales, en cuyo caso se
usa una escala menor que permita identificar posibles situaciones de
riesgo o incluso problemas que deban ser atendidos con prontitud.
En la
práctica la definición de paquetes de trabajo o actividad de 20 horas es
recomendable debido a que para un período de control semanal, mínimo
indispensable para revisar el avance del proyecto, cada tarea puede cumplir
las siguientes características.
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Ser asignada a una sola persona (hay alguien
singularmente responsable de llevarla a cabo).
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Tener un criterio binario de terminación (se
considera terminada o no terminada, no hay porcentaje de avance).
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Sin embargo, la mayoría de los proyectos
se encuentran con momentos críticos donde se requiere un control día a día.
Por ejemplo:
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Integración y pruebas, cuando son
terminados varios módulos al mismo tiempo, puede requerirse un control
estrecho para asegurar que los módulos están disponibles para el equipo de
integración cuando sea necesario.
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Prototipos, los cuales se
caracterizan por breves ráfagas de desarrollo entremezcladas con revisiones
con el usuario, pueden requerir un nivel diario de control.
Una serie de cortas actividades, tales como definiciones de funciones de
negocio detalladas, pueden necesitar un monitoreo día a día.
Se puede
agregar, para ilustrar mejor el ejemplo, el proceso de liberación o
implantación en producción de un sistema o el manejo de la modificación a la
configuración de un sistema por cuestiones de mantenimiento ya sea por
cambios correctivos o evolutivos a la aplicación o a la infraestructura
tecnológica. En estos casos la micro planificación requiere de una escala de horas
y, por obviedad, es un proceso de planificación que no puede desarrollarse a
ese nivel desde el inicio del proyecto en la etapa de gestión correspondiente
ya que en ese momento no se cuenta aún con todos los elementos conocidos para
efectuarla.
Las herramientas
disponibles hoy en día en el mercado son útiles, pero ninguna suple el juicio
experto, el criterio, la sensibilidad y la dedicación del individuo que
integra un plan de trabajo adecuadamente y lo actualiza rigurosa y
cuidadosamente durante el desarrollo del proyecto, es él quién maneja
el detalle justo del detalle que puede garantizar la terminación satisfactoria
del proyecto en términos de sus variables críticas
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