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En
organizaciones grandes o en proyectos de gran tamaño, se puede tener el lujo
de asignar recursos de tiempo completo en todo el equipo. No obstante, en
muchas (o la mayoría) de las situaciones, el gerente del proyecto debe usar
recursos compartidos asignados de tiempo parcial para terminar el trabajo.
Algunos recursos pueden incluso participar en múltiples proyectos, mientras
otros pueden estar también asignados a actividades de soporte o de
operaciones. El proceso de ganar y retener recursos en este ambiente puede
ser de gran dificultad, y es parcialmente el resultado de cómo está
estructurada la organización.
Revisemos
los tres tipos de estructuras organizacionales:
- Funcional
- Proyectizada
- Matricial
Organización
Funcional
En
una organización funcional, la gente está distribuida en especialidades
funcionales, como Finanzas, Mercadotecnia, Tecnología de Información,
Recursos Humanos, etc. Los equipos de proyectos se integran con gente de
adentro de la organización. Generalmente, el gerente funcional es también
responsable del éxito de los proyectos.
Organización
Proyectizada
En
este tipo de estructura, toda la gente está alineada alrededor de proyectos
mayores. Por ejemplo: se puede tener una organización integrada alrededor de
construir y desplegar un sistema de control aeroportuario. Toda la gente
necesaria para completar el proyecto es asignada de tiempo completo a éste.
Esto puede incluir especialidades como Ingeniería, Manufactura, Compras,
Finanzas, etc. El gerente general del proyecto también es el gerente
funcional.
Organización
Matricial
La
tercera de las opciones es un híbrido de las dos anteriores: La organización
Matricial. En ésta, la gente está asignada de tiempo completo a una
organización funcional, sin embargo; también puede ser asignada temporalmente
(ya sea de tiempo completo o parcial) a un proyecto. En este caso, el gerente
funcional puede ser responsable de una parte de la carga de trabajo del
recurso y el gerente de proyecto será el encargado de asignarle el trabajo
asociado al proyecto.
Este
tipo de estructura es eficiente si el proyecto no necesita un compromiso de
tiempo completo de la gente que también está asignada a actividades
operativas o de soporte. Esta gente puede ser asignada parcialmente a
proyectos (pueden estar trabajando en mejoras sin embargo, esto cumple la
definición de proyectos pequeños). Una organización matricial también
funciona adecuadamente cuando el proyecto es pequeño y no necesita recursos
de tiempo completo.
La
organización matricial puede ser la más eficiente en la utilización y
apalancamiento del tiempo, habilidades y conocimientos de la gente. Sin
embargo, solo funciona si el gerente funcional y el gerente de proyecto (uno
o varios), reconocen los retos de trabajar en conjunto para el beneficio
general de la empresa.
Existen
dos áreas en las que se debe poner especial atención:
Planeación
Primero
que nada, se requiere mantener una ventana de planeación de proyectos por
venir así como una estimación de sus necesidades de recursos. Si los
requerimientos de recursos fluctúan considerablemente de mes a mes, o si los
proyectos no pueden ser pronosticados con muchos meses de anticipación, usted
puede, por lo menos, planear una ventana “rodante” de tres meses.
Entonces se debe revisar y actualizar el plan mensualmente. El mes más
próximo debe estar muy en firme, el segundo mes la certidumbre debe ser muy
alta y del tercer mes en adelante debe se debería tener una buena idea de lo
que vendrá.
Por
otra parte, si los proyectos en la organización son típicamente grandes y el
plan de recursos está muy bien entendido, puede ser necesario mantener una
ventana de planeación de tres trimestres (9 meses) y actualizarlo cada
trimestre. El proceso de planeación puede incluir lo necesario para que los
gerentes de proyecto y los funcionales tiendan a compartir un grupo común de
recursos.
Comunicación
Después
del proceso de planeación viene la comunicación proactiva.
Recuerde que en una organización matricial, los gerentes de proyecto
requieren recursos para hacer el trabajo, pero éstos, normalmente, no están
dentro de su tramo de control sino en el equipo del gerente funcional.
Así que normalmente, depende del gerente de proyecto asegurar que los
recursos estén disponibles cuando se les requiere de modo que no haya
sorpresas.
Por
ejemplo, si usted y el gerente funcional acuerdan que un conjunto específico
de gente estará disponible para algún proyecto por dos meses, y ésta no se
presenta es lo que se debe esperar si no se desarrollo un plan de
comunicación proactivo y eficiente. El gerente de
proyecto debe llegar a un acuerdo respecto a la disponibilidad de los
recursos con dos meses de anticipación. Un mes después debe ser confirmada la
disponibilidad de los recursos. El gerente de proyecto debe volver a
verificar dos semanas antes del inicio de la participación de los dos
recursos y dar seguimiento a una semana de la fecha de inicio. Es mucho más
probable que los recursos estén disponibles cuando sea necesario si usted
lleva a cabo las acciones descritas con anterioridad.
Herramientas
de planeación
Después
de tener implementado un buen proceso de planeación, lo que nos debe
preocupar es una herramienta. Existen herramientas para asignación de
recursos disponibles en el mercado pero, para organizaciones pequeñas y
medianas, una hoja de cálculo bien diseñada puede ser suficiente. Esta puede
tener registros de personas en cada línea y ser trabajada en las columnas o
viceversa. Cada mes o trimestre, puede ser reflejado en pestañas diferentes y
cada periodo, se asigna el trabajo proyectado a cada persona, asegurando que
todo el trabajo es asignado a alguien y de que todos los recursos están
totalmente asignados.
Para
organizaciones mayores, un paquete especializado en recursos / cargas de
trabajo y seguimiento puede ser apropiado. También pueden documentarse las
habilidades y experiencia de los recursos de modo que se pueda identificar
quien puede cumplir mejor con las necesidades específicas de un proyecto dado
que esté programado para realizarse en el futuro.
Resumen
Muchas
organizaciones enfrentan el reto de optimizar la asignación de personas en
una organización matricial. Se puede obtener un paquete de software para
facilitar esta actividad, pero debe tomarse en cuenta que el software es solo
una herramienta. El éxito general en la asignación de recursos en una
organización matricial, depende de tener procesos de planeación adecuados,
mantener una relación de camaradería entre los gerentes de proyecto y
funcional y comunicar de manera proactiva y
efectiva.
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