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El plan del proyecto es un punto central de
coordinación para gestionar y controlar el proyecto. Después de que el
proyecto es definido y planeado, la ejecución real del proyecto puede iniciar
y se pueden crear los productos del proyecto. A este trabajo también se le
llama ciclo de vida del proyecto. El ciclo de vida del proyecto esta rodeado
de dos eventos: Una junta de proyecto de arranque para iniciar oficialmente
la ejecución del proyecto y un conjunto de actividades de cierre del proyecto
para finalizar oficialmente el mismo. Estos dos eventos se describen con más
detalle en esta sección del proceso Tenstep.
Arranque
Los
proyectos no siempre siguen una secuencia organizada de planeación,
aprobación y ejecución. Algunas veces un proyecto pasa por diversas etapas de
planeación, aprobación y ejecución. Antes de que uno se de cuenta, es
probable que se esté ejecutando un proyecto y se detecte que los miembros del
equipo y otros grupos interesados tienen diferentes niveles de entendimiento
del propósito y estado del proyecto. De la misma forma que un proyecto
necesita tener un final claramente definido a través de una junta formal para
indicar que se ha completado, también es importante conducir una sesión de
trabajo para establecer el arranque del proyecto.
El
propósito de la junta de arranque es notificar formalmente a todos los grupos
de interés que el proyecto ha iniciado y asegurar que todo mundo tiene un
entendimiento común de lo que es el proyecto y cual es su rol. La junta de
arranque es el momento para reunir a todos los miembros del equipo, clientes
y representantes de principales de los grupos de interés del proyecto y
establecer el inicio formal del proyecto. Como todas las juntas formales,
deberá establecerse una agenda. Hay diversos asuntos que tratar en estas
juntas, sin embargo, en este momento se debe tratar de cubrir los siguientes
puntos:
- Presentación
de todos los participantes en la junta.
- Recapitular
alrededor de la información incluida en la definición de proyecto,
incluyendo:
o
El propósito del proyecto
o
Alcance
o
Entregables principales
o
Riesgos
o
Supuestos
o
Esfuerzo estimado y presupuesto necesario
o
Fecha final
- Analizar
los roles y responsabilidades importantes del equipo de trabajo,
clientes y grupos de interés. Muchos, si no es
que toda la gente que estará trabajando en el proyecto deberá asistir.
Si hay confusión respecto al rol de cualquier persona
u organización, el tema deberá ser analizado y clarificado.
- Revisar
el enfoque y cronograma generales del proyecto. Esto da a la gente una
buena idea de cómo se irá desenvolviendo
el proyecto. Particularmente lo que se debe asegurar es que la gente
entienda lo que se necesita que cada quien haga en
el corto plazo para soportar al proyecto.
- Analizar
y contestar cualquier pregunta pendiente. El propósito de la discusión
no es repetir el objetivo del proyecto,
sino permitir que la gente exprese sus dudas específicas o bien sus
preocupaciones alrededor del proyecto y de su inicio.
- Confirmar
que el proyecto está ahora en curso. Si el proyecto no ha iniciado hasta
ahora, debe estar listo para arrancar
de inmediato.
Cierre
Así
como es importante arrancar formalmente el proyecto, también lo es cerrarlo
de manera exitosa. El valor de tener planeada la terminación del proyecto
esta en aprovechar toda la información y la experiencia acumuladas a lo largo
del proyecto. Si la solución es implementada y el equipo se desmantela
inmediatamente, no se tendrá la oportunidad de atar los cabos sueltos, hacer
evaluaciones del personal, documentar los aprendizajes importantes o asegurar
que los entregables sean transferidos al área de soporte correspondiente. Por
supuesto que un proyecto puede finalizar de manera no satisfactoria. Aun en
este caso, hay aprendizajes importantes, evaluaciones del equipo y del líder
así como otras actividades de terminación para aprovechar lo más posible de
lo que fue hecho con el proyecto.
Cuando
el plan del proyecto es creado, se debe pensar en las actividades que
necesitan ser desarrolladas para que el proyecto sea terminado de manera
elegante y apropiada. Estas actividades incluyen:
·
Celebrar una junta de conclusión del proyecto
·
Declarar éxito o el fracaso
·
Transición de la solución a soporte
·
Entrega de los archivos del proyecto
·
Conducir revisiones de desempeño
·
Dar terminación a todos los contratos
·
Reasignar al equipo del proyecto
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