5.0.P1
Se dice
que lo único constante en el mundo es el “cambio”. Podemos hacer
planes perfectos, pero no se puede prever cada riesgo potencial que pudiera
ocurrir. Entre más largo sea el proyecto es más probable que nos enfrentemos a
los cambios. Por esta razón el proceso TenStep tiene
claro que los procesos de definición inicial (paso 1) y planificación (paso 2)
no tienen que ser perfectos. Es necesario que hagamos nuestro mejor esfuerzo
con la información que tengamos en un momento dado. Esto es suficiente. A
partir de ahí necesitaremos gestionar los cambios.
Existen
varios aspectos del cambio relacionados que pueden suceder en el proyecto.
·
Cambios de alcance
·
Cambios de configuración
·
Cambios generales (no de
alcance, no de configuración)Todos los otros cambios
La
presente sección del proceso TenStep cubre todos los
aspectos del cambio. En la mayoría de los proyectos, el aspecto más importante
del cambio es la gestión del cambio de alcance, mismo que se aborda en la mayor
parte de este paso.
5.0.P2
Cambio de alcance
Alcance es
el término utilizado para describir las fronteras del proyecto. El alcance se
utiliza para definir lo que el proyecto va y no va a entregar. Para proyectos
grandes, puede incluir las organizaciones en las que habrá un efecto, las transacciones
que recibirán impacto, los tipos de información incluidos, etc.
Si se
analizan las razones por las que un proyecto falla, comúnmente es el resultado
de dos problemas. Ya sea que el equipo no dedicó el tiempo suficiente a definir
el trabajo y/o la falta de gestión del alcance. Aun si el gerente del proyecto
hizo un buen trabajo al definir el alcance, la parte difícil viene al tener que
dirigir el proyecto hacia dicho alcance.
El
propósito de la gestión de cambios de alcance es proteger la viabilidad del
Acta del Proyecto y los requerimientos actuales aprobados del negocio. En otras
palabras, la Definición del Proyecto define la totalidad del alcance del
proyecto y los requerimientos de negocio definen los entregables a detalle. El
equipo de proyecto está comprometido a la fecha final y al presupuesto con base
en esta definición de alto nivel y alcance detallado. Si los entregables
cambian durante el proyecto (y habitualmente esto se refiere a que el cliente
quiere elementos adicionales), entonces las estimaciones de costo, esfuerzo y
duración pueden no ser ya válidos. Si el patrocinador está de acuerdo en
incluir las actividades adicionales dentro del alcance del proyecto, entonces
el Gerente del Proyecto tiene derecho a esperar que el presupuesto actual y la
fecha final no sean modificados (normalmente a la alza) de tal forma que
reflejen este trabajo adicional. Estos nuevos parámetros (costo, esfuerzo y
duración), se convierten en el objetivo aprobado.
Algunas
veces, el Gerente del Proyecto piensa que la Gestión del Alcance significa
decirle “no” al cliente. Esto hace que el Gerente del Proyecto se
sienta nervioso e incómodo.
Sin embargo lo bueno es que la gestión de alcance
se refiere a hacer que el patrocinador tome las decisiones que se traducirán en
cambios en el alcance del proyecto.
Esto es
muy importante. Pocos clientes pueden notar y expresar cada uno de los
requerimientos de manera anticipada. Por lo tanto, existen cambios que
usualmente necesitan incorporarse durante el proyecto. Estos cambios pueden ser
muy necesarios para la solución, y pueden existir razones poderosas de negocio
por las que deberían incorporarse. El Gerente del Proyecto y el equipo de
trabajo, deben reconocer el momento en que los cambios son requeridos. Entonces
deberán seguir un proceso predefinido de gestión del alcance. Este proceso,
eventualmente, proporcionará información para que el patrocinador tome las
decisiones pertinentes y también le permite decidir si la modificación deberá
aprobarse con base en el valor e impacto del proyecto en términos de costo
tiempo.
5.0.P3
Cambio de configuración
La gestión
de configuración es el término que se le da a la investigación, seguimiento y
gestión de todos los activos del proyecto y a las características (metadatos) de los activos. En algunas organizaciones, este
proceso se define de manera más específica como la gestión de activos físicos.
Ver 5.1.3.1
Gestión de la Configuración para más detalles.
5.0.P4
Cambios generales
El
proyecto puede experimentar cambios que no necesariamente caen dentro del
alcance de la gestión del cambio o de la gestión de configuración. Estos
cambios pueden ser agrupados en una categoría general de gestión del cambio.
Por ejemplo, digamos que un miembro del equipo se va y necesita ser
reemplazado. Esto no sería un ejemplo de cambio de alcance y no es un cambio de
configuración. Se trata más bien de un cambio general. En este caso necesitamos
documentar el hecho de que haya ocurrido un cambio de recurso, determinar el
impacto del cambio, implementar un plan para gestionar el cambio, etc. En
muchos respectos vamos a seguir un proceso similar al de solicitud de cambio de
alcance, aunque dicho cambio y el impacto que tenga sobre el proyecto no es el
resultado del requerimiento de cambio de alcance.
Una de las
diferencias clave entre la gestión de cambio general y de cambio de alcance es
que esperamos que el cambio de alcance sea solicitado y aprobado, vamos a
cambiar nuestro presupuesto y cronograma para llevar a cabo el cambio. No
debemos tener la misma expectativa con los cambios de alcance. En el ejemplo
anterior en que un miembro del equipo necesitaba ser reemplazado,
definitivamente hubo un cambio y probablemente habrá un impacto en el proyecto.
Sin embargo, no esperamos que dicho cambio de como resultado un cambio en el
cronograma o presupuesto. De hecho puede haber un impacto en ambos. Sin
embargo, no debe ser una expectativa automática que el cambio en el cronograma
o presupuesto va a ser otorgado.
5.0.1
Definición del alcance
5.0.2
Creación del Plan de Gestión del Alcance
5.1
Gestión del alcance – Proceso
5.2
Gestión del alcance – Técnicas
5.3
Gestión del alcance – Referencia rápida
