2.0.P1
El cronograma y el presupuesto
del proyecto son creados a la par con el entregable del Acta del Proyecto del
Paso 1.0. El cronograma es una herramienta vital para asegurar que el equipo
del proyecto conoce qué es lo que necesita hacer. Mucha gente se siente
incómoda creando un cronograma. Usualmente esto se debe a que el proyecto no ha
sido bien definido. Es muy difícil crear un cronograma válido si el gerente del
proyecto no está realmente seguro de lo que el proyecto debe de entregar.
El presupuesto representa la
cantidad de dinero disponible para gastar en el proyecto. Dependiendo de su
organización y como realiza la contabilidad, el presupuesto puede contener solo
los costos externos del proyecto (contratistas, hardware, software, etc.).
Algunas organizaciones también incluyen el costo de labor interna en el
presupuesto. Estas organizaciones típicamente tienen algún tipo de proceso de
recuperación para ubicar los costos internos de regreso al cliente o
departamento cliente. (El proceso TenStep no incluye
el trabajo financiero que se requeriría para justificar el proyecto que se va a
iniciar. Este trabajo financiero puede incluir un simple costo/beneficio o los
más sofisticados Retorno de la Inversión, Tasa Interna de Retorno, etc. Este
proceso para determinar la justificación financiera de un proyecto está cubierta en el esqueleto del PortfolioStep
Gestión del Portafolio (www.PortfolioStep.com). En el
proceso TenStep, se asume que el análisis financiero
de alto nivel y la justificación del proyecto ya están terminados y que el
proyecto ha sido inicialmente aprobado.)
El paso de Definición del
Trabajo asegura que tenga un acuerdo con el patrocinador del proyecto del
trabajo que se debe terminar. En este paso el gerente del proyecto determina como
el trabajo será terminado. Dependiendo del tamaño del proyecto, es posible usar
un paquete de administración de proyectos como MS-Project, una hoja de cálculo
o puede incluso dar seguimiento de las actividades en su cabeza.
Hay numerosas técnicas para
construir un cronograma. Quizá la mejor opción es utilizar un cronograma
previo, de un proyecto similar previo como punto de inicio. Sin embargo, debido
a la naturaleza única del proyecto, esto puede ser difícil.
Una buena segunda opción es
mirar una plantilla de un cronograma pre-existente de
un proyecto con similares características. Por ejemplo, puede instalar un
paquete. Aunque esta sea la primera vez que este paquete en particular haya
sido implantado en su compañía, puede ser capaz de encontrar una plantilla
genérica para un proyecto de implantación del paquete.
Si no tiene un cronograma
histórico previo o una plantilla de cronograma para utilizarlo como punto de
inicio, la
técnica Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) se
puede utilizar como punto de inicio. La EDT es una técnica para mirar al
proyecto a alto nivel y subsecuentemente descomponer el trabajo en piezas más y
más pequeñas hasta que pueda tener la imagen completa del trabajo que necesita
ser ejecutado. El equipo completo puede colaborar en este ejercicio. En su
mayor parte, la técnica de Estructura de Descomposición del Trabajo puede
siempre ser usada como punto de inicio para crear un cronograma desde cero. Si
usted (y otros) no conocen suficiente para crear un EDT del proyecto (o al
menos para los primeros tres meses del proyecto), probablemente no este en
posición de iniciar el proyecto. En este caso, puede que solo quiera definir un
proyecto para la porción de análisis del proyecto. Cuando la porción de
análisis del proyecto esté terminada, deberá tener suficiente información para
definir el resto del proyecto.
2.0.P2 La relación entre la definición y la
planificación del trabajo.
Notará que la definición del trabajo es el paso 1 del
proceso TenStep y la planificación del trabajo y el
presupuesto es el paso 2. Sin embargo, esta numeración no implica que estos
sean necesariamente secuenciales. Usualmente encontrará que no puede terminar
el Acta del Proyecto sin iniciar la elaboración del cronograma de todo el
proyecto. En muchos casos, estos dos entregables necesita ser trabajados en
paralelo. Mientras reúne información sobre el alcance y los entregables,
necesitará establecer una línea de tiempo completa de manera que pueda tener
contacto con el esfuerzo y la duración estimados. Mientras obtenga más
información de “definición”, llenará con más detalle el cronograma. Cuando los entregables, el
alcance, lo supuestos y el enfoque estén terminados, debe tener suficiente
información en el cronograma para estimar el presupuesto, esfuerzo, y
presupuesto necesarios – los cuales a su vez serán utilizados para
completar el Acta del Proyecto.
