1.0.1. P1

 

Antes de convertirse en un buen Gerente de Proyecto y aplicar las técnicas gerenciales para ejecutar dicho proyecto, es conveniente que se asegure que el trabajo que va a realizar efectivamente es un proyecto. Algunas personas dicen que cualquier tipo de trabajo es un proyecto, pienso que esto no es del todo cierto. Existen, en la vida real, múltiples tipos de trabajo: Soporte, operaciones, dirección, proyectos, etc…

·                      El trabajo de soporte incluye las actividades de mantenimiento a los productos, servicios y aplicaciones existentes en la organización. Para las personas involucradas en desarrollo de aplicaciones, el trabajo de soporte consiste en responder a preguntas, ir a reuniones periódicas, solucionar problemas en los sistemas que están en producción, etc. Para las personas del área de Ventas, este trabajo puede ser la realización de llamadas a prospectos, ejecutar los procesos para lograr la autorización de los contratos, actualizar los registros de llamadas, etc.

·                      El trabajo del área de Operaciones consiste en el trabajo cotidiano requerido para ejecutar los procesos del negocio. Para un empleado del área de cuentas por cobrar, esto puede incluir la revisión de reportes, la conciliación de cheques, la captura de información en los sistemas, etc.

·                      El trabajo de dirección, es el que se necesita para administrar y dirigir al personal y los procesos de negocio de una empresa.

El aspecto clave de estos tipos de trabajo es su carácter repetitivo ya que forman parte del trabajo cotidiano, es aquella tarea que realizará hoy, mañana y dentro de varios meses.

Por otro lado, los proyectos no son rutinarios. La mayor diferencia en estas categorizaciones del trabajo es que los proyectos tienen una fecha de inicio y de término. Hay ocasiones en las cuales las tareas no existen (antes del proyecto), cuando existen (durante el proyecto) y cuando vuelven a no existir (después del proyecto). Estos conceptos son básicos para definir si unas tareas representan un proyecto o no. Existen muchas opciones para determinar los eventos que determinan cuando empieza y termina un proyecto. Estos eventos y las definiciones de las fechas de inicio y conclusión pueden variar de compañía a compañía. Para mayor información sobre estas alternativas y sobre las consecuencias potenciales para la organización, véase el punto 1.0.1.1.

Otras características del proyecto son:

·                      Todos los proyectos son únicos. Pueden ser similares a proyectos anteriores pero son únicos en términos de sus marcos temporales, recursos, ambientes de negocios, etc.

·                      Los proyectos dan como resultado la creación de uno o más entregables.

·                      Los proyectos tienen recursos asignados, ya sea de tiempo completo, parcial o ambos. Esto se refleja en el presupuesto real o en el presupuesto implícito basado en los recursos asignados.

·                      Los proyectos tienen un alcance de trabajo definido.

 

Dicho esto, tenemos que ser prácticos. En teoría, los proyectos pueden durar una hora, cien o diez mil horas. Así, debemos reconocer que aunque conceptualmente la creación de un pequeño producto representa un proyecto, este no necesita ni requiere de tanta estructura y disciplina como un proyecto de mayor envergadura. Para un proyecto de una hora, los procesos de planificación y análisis se realizan mentalmente. Para un proyecto de veinte horas, se requiere un poco mas de análisis y planificación ya que se tendrán que afrontar “pequeños” problemas, quizas será necesario llevar a cabo algo de comunicación y tal vez tendremos que afrontar algunas problemáticas. Pero para un proyecto de unas 200 horas, el tener “todo” en la mente quizás no sea muy práctico, tal vez necesita definir de alguna manera las tareas y elaborar un plan de ejecución. Por ejemplo, se necesita empezar definiendo el trabajo y llevando a cabo la construcción de un cronograma. Un proyecto de 5000 horas requiere una disciplina de Dirección de Proyectos total. En el  otro extremo, un proyecto de 100,000 horas probablemente tiene demasiados asuntos que no podrán ser manejados mentalmente incluso como proyecto coherente. Esto requiere que el proyecto sea dividido en proyectos relacionados de menor tamaño y de esta forma hacer que el conjunto funcione.

 

Existen directrices que se utilizan para determinar si un proyecto es considerado pequeño, mediano o grande. Estas directrices se explican en el punto 1.0.1.2 Determinación del tamaño del proyecto (Pequeño, Mediano, Grande). Hay que recordar que estas son solamente directrices que requieren ser validadas y ajustadas por la organización.

Antes de continuar con el Proceso de Dirección de Proyectos TenStep, asegure que tiene un proyecto en sus manos y aplique la disciplina y rigor necesarios tomando en consideración el tamaño o envergadura del proyecto.